Автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы неструктурированны, важно лишь правильно выбрать систему автоматизации, которая позволит оптимизировать бизнес-процессы, провести реинжиниринг, обучить сотрудников и, как результат – получить на выходе автоматизированную организацию. Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы помочь предприятию начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами более других нуждаются в системе, с помощью которой этот процесс начнется. Если на предприятии внедрен электронный документооборот и сотрудники видят на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители могут контролировать в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, то именно это и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов. Автоматизированные процессы становятся контролируемыми, измеряемыми и способными к упорядочению.
Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации, вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы в реальности не совпадают. Описание процессов на бумаге может оказаться неинформативным, так как бизнес-процессы могут изменяться со временем. Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является внедрение СЭД.
Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД становится для этого необходимым условием — только электронный документооборот позволит получать достоверную и оперативную информацию об оценке эффективности работы сотрудников, обеспечит выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.
Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД на первом этапе такой работы на предприятии существенно облегчит внедрение ERP и позволит раньше получить первые реальные результаты за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД затрагивает работу практически всех сотрудников, поэтому внедрение СЭД обеспечит подготовку всего персонала к работе с информационными системами и позволит осуществить глобальную первичную автоматизацию предприятия.
СЭД изначально создавалась для структурирования и совершенствования работы предприятия с документами, но в последнее время она более ориентирована на работу с бизнес-процессами. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно и придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД сможет выдать информацию по документам, но составить отчеты в разрезе этих документов у нее не получится – такие системы хранят только ограниченный набор реквизитов документа.
Практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы. При всей важности обработки неструктурированной информации (т.е., например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления её в виде записей в базе данных. Наиболее важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией.
Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации изначально, поэтому процесс структурирования информации является очень значимым.
При современном подходе к выбору лучшей СЭД предприятия необходимо учитывать сразу несколько критериев оценки таких систем. Система должна обладать следующими качествами:
- Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел.
- Ведение всей истории работы с документами.
- Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.
- Безопасность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS.
- Средства групповой работы с документами и проектами.
- Работа с платёжными документами, ведение платежного статуса документов.
- Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.
- Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
- Реализация на web-технологиях.
